Charte « Vie privée » de Be Agency
La présente politique relative aux données à caractère personnel (« Politique » ou « Charte Vie privée ») décrit comment notre société Be Agency collecte, utilise et partage vos données à caractère personnel.
1. Les traitements mis en place
Be Agency, dont le siège social est situé à 12 rue du Rocher à Paris (75008), a pour activité principale l’organisation de colloques dédiés aux professionnels de la diabétologie. Dans ce cadre, elle a développé un site internet, accessible à www.jade-diabete.com qui diffuse un certain nombre d’informations relatives aux événements organisés par Be Agency. Ce Site permet de s’inscrire aux colloques à venir, selon les modalités applicables. Les données des personnes concernées, renseignées dans les formulaires adéquats, font l’objet d’un traitement « inscrits ou en cours d’inscription » par Be Agency. Be Agency est également chargée de promouvoir ces colloques auprès des membres de la Société Française de Diabétologie. Un fichier « communication colloques » est également réalisé par Be Agency.
2. Les finalités et les bases légales des traitements
Pour les personnes inscrites aux colloques : les données sont collectées et traitées afin de procéder aux inscriptions aux colloques et de gérer les inscriptions dans le cadre de l’organisation des colloques. Les données personnelles des personnes concernées sont traitées sur la base légale de l’exécution du contrat souscrit et de dispositions précontractuelles.
Pour les membres de la Société Française de Diabétologie (SFD) et les inscrits aux colloques : les données collectées sont traitées afin de promouvoir les colloques organisés par Be Agency en tant que partenaire de la SFD. Les données des personnes concernées sont traitées sur la base de l’intérêt légitime de Be Agency. A toutes fins utiles, il est précisé que les membres de la SFD ont consenti à la transmission de leurs données par la SFD à Be Agency en application du contrat d’abonnement qu’ils ont souscrit auprès d’elle.
3. Les données concernées
Pour les inscriptions et la gestion des colloques, les données suivantes sont traitées :
– Les noms et prénoms des participants ;
– Les adresses email ;
– Les numéros de téléphone portable, ou à défaut de ligne fixe ;
– Les fonctions ;
– Les lieux d’exercice (société, ville et code postal) ;
Pour le marketing direct, les données suivantes sont traitées :
– Les noms et prénoms des membres de la SFD et des personnes inscrites aux colloques ;
– Leurs adresses email.
4. Les destinataires des données
Pour les inscriptions et la gestion des colloques, vos données sont transmises
– Au sous-traitant AVANTI TECHNOLOGIES et gérant la plateforme de réservation en ligne. AVANTI Technologies s’engage à protéger la sécurité de vos données personnelles en misant sur une vaste gamme de technologies et de procédures de sécurité. Ainsi, vos données personnelles sont protégées des accès, utilisations et divulgations interdits. Les données sont hébergées sur le Cloud Azure de Microsoft.
– À des partenaires commerciaux pour vous fournir un service souhaité. A titre d’exemple, pour la réservation des séjours, Be Agency est obligé de conclure des contrats avec une agence de voyage (OCV Voyage) et un transporteur (Finocar) afin de proposer un acheminement vers les lieux de colloques. En conséquence, certaines de vos données (nom, prénom, date de naissance, numéro de téléphone, etc.) sont transmises à ces tiers afin qu’ils puissent émettre votre titre de transport. Toutefois, ces partenaires commerciaux ne peuvent pas utiliser vos données à d’autres fins que celles nécessaires à l’exécution des prestations que vous avez demandées. Ils sont enfin tenus de les traiter dans le strict respect de la Législation en vigueur.
– À des sociétés tierces pour les besoins du bon fonctionnement du site ;
Pour les paiements, Be Agency peut transmettre les données communiquées par le Client
– Au prestataire de paiement. Dans ce cadre Be Agency se sera assuré au préalable que ce dernier s’engage à respecter les dispositions de la législation relative à la protection des données personnelles en vigueur ;
– À son assureur afin de lutter contre la fraude à la carte bancaire. A cet égard, la survenance d’un impayé au motif d’une utilisation frauduleuse d’une carte bancaire entraînera l’inscription des coordonnées en rapport avec la réservation du Client qui est à l’origine de cet impayé au sein d’un fichier « incident de paiement » mis en œuvre par l’assureur et placé sous sa responsabilité.
Pour le marketing direct, Be Agency transmet vos données personnelles à Rapidmail dans la seule finalité de procéder aux opérations de marketing ci-dessus décrites.
Dans tous les cas, les données à caractère personnel seront adressées à des tiers pour se conformer aux lois applicables ; et/ou répondre aux demandes légales et aux procédures judiciaires, émanant notamment des autorités publiques et gouvernementales visant à satisfaire aux exigences de sécurité nationale ou d’application de la loi.
5. Les droits des personnes et modalités d’exercice de leurs droits
Conformément à la réglementation en vigueur, la personne physique dont les données à caractère personnel sont traitées, a la possibilité d’exercer les droits suivants :
– droit d’accès aux données à caractère personnel qui la concernent
– droit de rectification des données à caractère personnel qui la concernent
– droit à l’effacement des données à caractère personnel qui la concernent
– droit d’opposition ou à la limitation du traitement de ses données, sous réserve du respect des fondements juridiques justifiant le traitement des données (notamment dans le cadre des traitements de données liés à l’exécution du contrat d’inscription aux colloques, la bonne exécution du contrat peut justifier l’impossibilité d’exercer son droit d’opposition)
– droit à la portabilité des données
– lorsque le traitement est fondé sur le consentement, droit de retirer son consentement à tout moment
– droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Pour exercer ces droits, Vous devez adresser votre demande, en indiquant votre adresse de courrier électronique, vos nom prénom, et l’objet de votre demande comme suit : « exercice droit CNIL », à :
– Be Agency – 12 rue du Rocher – 75008 PARIS
– Ou par mail à l’adresse : contact@beagency-group.com
– Ou pour le droit d’opposition dans le cadre des communiqués promotionnels adressés, en cliquant sur le lien « désinscription ».
Compte tenu des contraintes techniques, Vous reconnaissez être informé que Be Agency traitera votre demande dans un délai raisonnable, et dans le délai maximum de 30 jours à compter de la réception de votre demande.
Paris, le 4 juin 2020
Dernière mise à jour : Mai 2020